Abstract

L’articolo, primo di una serie di nove, introduce i concetti fondamentali del problem solving. In questa serie verrà mostrato, passo dopo passo, un esempio applicativo del problem solving, utilizzando come supporto XFRACAS. (Cliccare il link per maggiori informazioni)

Introduzione – Dati, problem solving e XFRACAS

Tra le più grandi sfide che oggi le aziende devono affrontare troviamo da una parte la gestione dei dati e dall’altra quella di fronteggiare continuamente le nuove problematiche aziendali.

Chiunque abbia avuto a che fare con la gestitone dei dati sa bene quanto sia importante non solo disporre di questi dati, ma anche ordinarli in modo tale che possano essere reperiti ed analizzati facilmente anche successivamente; non è raro, infatti, che questi nel tempo vengano perduti oppure diventino difficilmente rintracciabili, scoraggiando in questo modo la loro ricerca.

Le nuove sfide che le aziende sono chiamate ad affrontare e la necessità di seguire specifici standard di qualità, come la ISO/TS16949 (ora IATF 16949:2016) nel campo automotive, suggeriscono alle organizzazioni di adottare un metodo sistematico e condiviso nella risoluzione dei problemi (problem solving).

Questi due aspetti, la qualità dei dati ed il problem solving, sono fortemente legati tra di loro, infatti, per poter applicare i metodi di risoluzione dei problemi proposti in letteratura (8D, ESP, Six Sigma, ecc..), la presenza di dati storici in un database aziendale è fondamentale per poter ottenere i risultati desiderati.

Come supporto alla trattazione del problem solving, verrà utilizzato XFRACAS, un sistema aziendale altamente configurabile che, oltre ad effettuare una raccolta dati pulita e completa, implementa anche una struttura di risoluzione dei problemi.

Software utilizzato

Perchè il problem solving?

Secondo l’AIAG (Automotive Industry Action Group), nel settore dell’automotive, una grande fetta degli sprechi generati da un’azienda sono da attribuire ad un’inefficace metodo di problem solving. I principali contributi a questi sprechi sono da ricercare tra i seguenti fattori:

– Assenza di comunicazione
– Competenze insufficienti
– Cultura radicata (industria e azienda)

Le compagnie facenti parte del gruppo AIAG hanno riconosciuto la necessità di migliorare la qualità del prodotto, ridurre i costi ed eliminare gli sprechi rafforzando la cultura, i processi, le competenze e gli strumenti a supporto alla risoluzione dei problemi.

La cultura aziendale è uno degli aspetti che maggiormente influenzano la buona riuscita del metodo di risoluzione dei problemi; le usanze aziendali e le procedure possono essere un grande freno alla buona riuscita del problem solving. La direzione ha l’importante compito, in questo senso, di promuovere e condividere le buone prassi aziendali che favoriscano la formazione ed il mantenimento di una cultura orientata al problem solving.

Le competenze personali ed un’efficace comunicazione sono altri due fattori molto importati; in particolare, avere uno strumento che semplifichi ed automatizzi il processo di condivisione delle informazioni e di notifica è altrettanto utile. In questo senso, XFRACAS implementa un sistema di gestione delle notifiche, che verrà approfondito nei prossimi articoli.

L’importanza dell’ambiente

Per poter sfruttare al meglio le grandi potenzialità che una metodologia ben consolidata di problem solving può offrire all’azienda è necessario che si crei un ambiente idoneo, dove il problem solving è visto come una opportunità di crescita. Una compagnia che vede i problemi in quest’ottica favorirà un ambiente in cui i problemi vengono affrontati e non nascosti.

“Organizations that have not embraced a proactive and respectful culture will drive a culture wherein people hide problems and mistakes. […] This type of problem solving is negatively oriented, working to eliminate the source of the dissatisfaction, vs. positively oriented, attaining the source of satisfaction” (The Art of Problem Solving. Russell L.Ackoff).

Sempre secondo AIAG, è compito della direzione che deve definire e mantenere una cultura aziendale orientata al problem solving; in questo modo aumenta l’efficacia del metodo.

8D Problem Solving Methodology

Uno delle metodologie di risoluzione dei problemi più diffusi è l’8D (eight discipline), dove il numero otto identifica il numero delle fasi e la lettera maiuscola D sta per disciplina. Le fasi di questo metodo sono:
1D – Stabilire il Team (Establish the Team)
2D – Descrivere il problema (Describe the problem)
3D – Predisporre azioni di contenimento provvisorie (Interim Containment Actions)
4D – Individuare ed identificare le radici del problema (Failure Mode and Root Cause Analysis)
5D – Sviluppare le azioni correttive (Develop Corrective Actions)
6D – Implementare le azioni correttive (Implement Corrective Actions)
7D – Standardizzazione, Prevenzione della ricorrenza (Standardization, Prevent Recurrence)
8D – Riconoscere il lavoro del team (Recognize the Team)

Il metodo 8D con le sue otto fasi è un processo di problem solving completo; in alcuni casi, però, l’azienda potrebbe non avere la necessità di svolgere tutte e otto le fasi. In questo caso XFRACAS può essere configurato per supportare ogni tipo di metodologia di risoluzione problemi, dai più semplici e veloci a quattro fasi a quelli più approfonditi, come l’8D, Six Sigma DMAIC, EPS, ecc.

Conclusione

Avere un metodo di risoluzione strutturato dei problemi è un aspetto sempre più richiesto alle organizzazioni. Il sistema aziendale XFRACAS è uno strumento estremamente valido nella gestione della risoluzione dei problemi e per tale ragione è stato scelto come supporto per la realizzazione degli esempi nei prossimi articoli.

Riferimenti

Automotive Industry Action Group. (2006). Effective problem solving: A guideline for culture, process, tool, & training.

Ackoff, R. L. (1978). The art of problem solving accompanied by Ackoff’s fables. Wiley.

Zarghami, A., & Benbow, D. W. (2017). Introduction to 8d problem solving including practical applications and examples. ASQ Quality Press.