Abstract

Questo articolo si propone di analizzare gli aspetti fondamentali che caratterizzano la formazione di un team; ruoli chiave come il team leader e i team members verranno trattati più approfonditamente. Infine segue una breve dimostrazione sul software XFRACAS.

Introduzione

Nell’articolo precedente (Problem Solving, fondamenti e software) sono stati introdotti i concetti fondamentali del problem solving. In questa trattazione è stato preso come riferimento il metodo più generale, ossia quello composto da otto fasi (8D Methodology), in cui la prima fase, argomento di quest’articolo, è Establish The Team.

Nei prossimi paragrafi verrà prima mostrata una schermata di XFRACAS, permettendo al lettore di visualizzare per la prima volta l’interfaccia grafica del software, per poi passare alla trattazione teorica della disposizione del team e, successivamente, a come viene creato il team su XFRACAS. Infine, per concludere, verranno mostrate alcune funzionalità molto importanti per la comunicazione e condivisione di informazioni. Questi strumenti possono essere utilizzati dal team, ma anche per relazionare qualisiasi utetente registrato al sistema come ad esempio clienti e fornitori.

Si ritiene importante evidenziare come, sebbene la terminologia utilizzata per identificare le varie fasi del processo di risoluzione dei problemi a otto fasi possa differire a seconda del settore in cui viene applicato (manufacturing, automotive, healthcare, ..) oppure, nel caso, dal software utilizzato, il significato pratico di ogni fase è pressochè lo stesso in tutti i campi.

1D Establish The Team

XFRACAS – Una prima panoramica sul software

Nell’immagine riportata di seguito viene raffigurata una finestra di XFRACAS in cui sono riportate tutte le fasi del metodo completo 8D. I vari step del processo di risoluzione del problema mostrati sono ben distinti e sequenziali; in questo modo viene ridotta l’incertezza nell’esecuzione dei compiti.

A seconda delle esigenze aziendali, inoltre, è possibile modificare sia la terminologia (nomi dei campi di immissione dati) che la struttura (processo a quattro fasi piuttosto che a otto fasi). É possibile inoltre effettuare numerose altre operazioni di personalizzazione, alcune delle quali verranno mostrate nel prosieguo di questa serie di articoli.

Nella seguente immagine viene raffigurato un processo di risoluzione dei problemi a quattro fasi, identificabile con il metodo IDOV/MAIC/DCOV. Nel caso in cui il team sia composto sempre dalle stesse persone, la definizione del team può essere considerata non facente parte del processo.

Rosso: fase attuale, da completare.

Verde: fase completata.

La natura del Team – Alcuni accenni teorici

La prima fase del processo è data dalla definizione dei memebri del Team. Questo primo step è fondamentale per poter ottenere i migliori risultati.  La direzione, a tal proposito, deve da una parte scegliere le persone giuste con l’esperienza e le conoscenze adeguate per affrontare il problema, e dall’altra fornire al team il supporto necessario durante tutto il processo di formazione. In letteratura tale processo di formazione (che si può estendere per buona parte del processo)  viene identificato medianto l’acronimo FNSP che indentifica una sequenza di quattro fasi: Forming, Norming, Storming and Performing. Team di nuova formazione avranno in genere processi FNSP più lunghi rispetto a team che hanno precedentemente collaborato costruttivamente.

Nella definizione del team e nella sua gestione è necessario definire con una terminologia condivisa i ruoli che i vari membri ricoprono. In questo articolo si utilizza la seguente nomenclatura:

  • Il creatore del problema: colui che istanzia il problema, non deve ricoprire ruoli particolari
  • il responsabile del problema: sono i supevisor, manager e dirigenti esecutivi responsabili dei problemi nelle loro aree di responsabilità
  • il team leader: è la persona preposta alla guida del team, può coincidere con il responsabile/creatore
  • i team members: sono i membri che compongono il team

Il creatore ed il responsabile sono in genere figure perlopiù di responsabilità e la loro definizione è strettamente legata alla politica aziendale. Team leader e dei team members sono i ruoli essenziali nel processo del problem solving e per tale ragione verranno affrontati in modo più approfondito.

Prima di procedere oltre si fa notare che il team assume un ruolo ed un significato diverso rispetto al gruppo di lavoro fisso e gerarchico. I teams in genere sono definiti per un lasso temporale determinato e con una struttura gerarchica orizzontale. In base alla finalità per cui il team è stato istituito (sviluppo di un nuovo prodotto con un approccio User Centered Design (UCD), analisi di dati dal campo per una Root Cause Analysis, per un processo FRACAS/CAPA, Risk Reduction, Probabilistic Risk Assessment, ecc..) le caratteristiche possono differire per una certa misura tra team e team, ma ci sono alcuni aspetti chiave comuni, tra cui:

  • sono costituiti perlopiù da lavoratori della conoscenza (persone che conoscono i dettagli della loro professione)
  • coinvolgono persone dai diversi reaparti, a seconda del settore (e.g. nel settore healtcare ci saranno infermiere/i, supervisori, programmatori, dottori, ..)
  • sono composti, in genere, da 6 a 8 persone, tra cui uno che prende il ruolo di team leader.
  • se i tem sono più numerosi è possibile suddivideli gruppi più ristretti, operanti all’interno dello stesso progetto
  • i membri del team riferiscono solamente al team leader
  • il team leader si relazione con i livelli aziendali più alti
  • all’interno del team tutti i componenti devono avere gli stessi doveri, diritti e privilegi

Il tem leader è chiamato a ricoprire un ruolo fondamentale; dal suo operato dipendono fortemente i risultati che saranno ottenuti dal team e per tale ragione la sua nomina da parte della direzione deve essere oculata. I principali requisti personali che il team leader deve possedere sono:

  • l’attitudine di far convergere i diversi punti di vista e a risolvere le situazioni conflittuali
  • la capacità di far crescere le competenze, la fiducia e la motivazione dei componenti del team
  • essere autorevole ma non autoritario
  • avere talento nelle trattative per ottenere le risorse umane e non necessarie per il corretto funzionamento del team
  • mantenere un’atmosfera rilassata anche quando il team opera in condizioni di stress
  • avere completato almeno qualche processo di problem solving

Oltre a queste capacità personali, il team leader deve avere anche:

  • capacità di visione molto ampia e a lungo periodo
  • comptenze tecniche (conoscenza delle discipline coinvolte nel progetto)
  • competenze di project management (gestione delle risorse)

Considerando l’analogia della casa, se il team leader rappresenta le fondamente dell’edificio, i team members rappresentanto le colonne portati. Il risultato finale, il tetto, sarà tanto più alto in funzione della solidità delle fondamenta e di come i componenti del team si dispongono tatticamente per massimizzare il risultato. Sotto quest’ottica, appare evidente come la scelta dei componenti del team debba essere anch’essa ben valutata ed effettuata in base alla visione dal team leader (non dalla direzione). Non tutte le persone sono idonee a far parte del team, almeno in un certo momento; i componenti del team infatti devono avere:

  • conoscenze tecniche/professionali adeguate allo svolgimento del compito (acquisite anche attraverso corsi di formazione mirati)
  • spirtio di iniziativa
  • capacità di lavorare insieme in modo autonomo
  • capacità di pensare in modo indipendente
  • capacità di sostenere, se necessario, e senza imposizione, opinioni contrare a quelle degli altri componeti

In certi casi, a seconda delle esigenze e disponibilità aziendali, è preferibile effettuare un corso di aggiornamento (refreshing) anche su argomenti che in passato sono stati trattati ma che, una volta completata la missione per cui il team era stato istituito, tali concetti non sono più stati maneggiati.

Un ultimo aspetto fondamentale è quello di definire lo scopo del team con l’obiettivo di delinearne i confini, i doveri e le responsabilità. In questo articolo il processo di problem solving si sviluppa all’interno del processo FRACAS e, per fare un esempio, lo scopo del team viene individuato come quel gruppo di persone interne all’organizzazione che lavorano sul processo FRACAS con l’obiettivo di migliorare l’affidabilità del sistema analizzato, utilizzando dati interni ed esterni a XFRACAS, procedendo in modo strutturato e producendo come prodotto finale la Lesson Learnd.  Le Lesson Learnd si formalizzano definendo le azioni correttive da implementare.

Le caratteristiche principali del team

Il team leader

I team members

Lo scopo del team

Establish the Team – Primo passo su XFRACAS

Il primo passo per poter aprire un problema su XFRACAS è quella di compilare la prima sezione: Establish The Team. Questa fase è composta da due sotto fasi:

  1. identificazione del problema
  2. assegnazione delle risorse

La fase di identificazione ha lo scopo di registrare sul database di XFRACAS il problema ed è raffigurata nella seguente immagine

I campi evidenziati in rosso sono i campi obbligatori da dover compilare affinché si possa passare alla fase successiva.

Su XFRACAS si effettua una differenziazione tra chi apre il problema (Creator) e il responsabile (Owner). Il Creator è colui che apre il problema ed è associato all’ID dell’account che apre il problema. Il responsabile è colui che detiene il problema nella sua area di competenza. Entrambe le voci, se detentori dei dovuti permessi, potranno essere modificate in futuro, fintato che il problema è aperto.

Una vota inseriti i dati richiesti è possibile passare alla fase di assegnazione delle risorse in cui è possibile definire il team e chi può osservare l’avanzamento della risoluzione del problema.

Una volta conclusa la fase di Establish The Team (1D), si può passare al secondo step del processo di risoluzione del problema, Describe The Problem (2D), argomento del prossimo articolo.

La fase di definizione del team sul software XFRACAS risulta estremamente semplice. In pochi minuti, infatti, è possibile aprire un problema, prioritizzarlo e valutare la sua criticità relativamente ad altri problemi. Successivamente, mediante l’utilizzo di grafici e reports (generati su XFRACAS o caricati su Excel/Power Bi o altro ancora) sarà possibile prendere visione della situazione attuale dell’azienda in maniera semplice e intuitiva. Una volta generati i grafici è possibile raggrupparli in un’unica schermata (anche questa personalizzabile) per avere una chiara visione d’insieme. Da questi grafici è possibile effettuare il processo di Drill Down (“scavare” all’interno dei grafici) per analizzarle i dati dettagliatamente.

Comunicazione – Gli strumenti di XFRACAS

Per facilitare ed automatizzare la comunicazione tra i membri del team, favorendo l’avanzamento dei compiti,  XFRACAS implementa al suo interno diversi sistemi di condivisione delle informazioni come la generazione di e-mail di notifica/aggiornamento automatizzati, le status bar ed il portale. Risulta possibile inoltre gestire una sezione link che permette di collegare XFRACAS sia internamente che esternamente, rendendo agevole all’utente la ricerca delle informazioni importanti.

Conclusione

In questo articolo sono stati introdotti i concetti base caratterizzanti i team, definendo ruoli e responsabilità. Sono state mostrate poi, per la prima volta, alcune schermate del software XFRACAS sia sul problem solving, sia su altre funzionalità presenti all’interno del software. In conclusione è stato mostrato come su XFRACS il processo di problem solving risulti strutturato e guidato, riducendo in questo modo l’incertenzza dell’esecuzione dei task.

Riferimenti

Automotive Industry Action Group. (2006). Effective problem solving: A guideline for culture, process, tool, & training.

Zarghami, A., & Benbow, D. W. (2017). Introduction to 8d problem solving including practical applications and examples. ASQ Quality Press.

Forcellese A. (2020-2021). Progettazione integrata di prodotto e di processo [Slideshow]. Studi di fabbricazione, 2021.