Abstract

In questo articolo si analizza in dettaglio la seconda fase del processo di risoluzione del problema, ossia “Describe the Problem”. Verranno trattati diversi argomenti, come i Pareto Chart, metodo 5W e 2H, Lessons Learned, FRB e molto altro ancora.

Introduzione

La fase di “Descrizione del Problema (Describe the Problem)” è una fase importante nel processo di risoluzione del problema. In questo articolo verrà presa in considerazione la metodologia EPS (Effective Problem Solving) proposta dall’AIAG nel manula CQ-10 ed implementata all’interno del processo 8D.

Nella prima parte di questo articolo si discuterà della parte teorica della fase “Describe the Problem”, analizzando quali siano gli aspetti più importanti da tenere in considerazione e quali sono i principali metodi utilizzanti, sia a livello teorico che pratico.

Nella seconda parte dell’articolo si discuterà di come la fase “Describe the Problem” viene implementato all’interno di XFRACAS. Come di consueto verranno mostrato diverse funzionalità del sistema XFRACAS basti su esempi pratici.

Nell’ultima parte dell’articolo viene mostratato la Failure Review Board (FRB) su XFRACAS, strumento essenziale per il processo FRACAS.

2D Describe The Problem

Come descrivere un problema

Nella fase precedente, Establish the Team, è stato definito il gruppo di persone che devono risolvere il problema. Ora, il loro compito, in questa seconda fase è quello di  descrivere correttamente il problema da risolvere, preferibilmente in termini misurabili (frequenza, magnitudine, rischio). Una corretta descrizione del problema è fondamentale per poter definire i confini d’indagine del team così da focalizzare l’attenzione e le risorse sulle reali cause del problema.

Una buona descrizione richiede tre ingredienti fondamentali:

  • Esperienza;
  • Informazioni di supporto;
  • Metodo.

L’esperienza è sempre utile in qualsiasi attività umana ed è quella cosa che non può essere insegnata ma solo appresa facendo, appunto, esperienza.

Le informazioni di supporto, ad esempio le Lessons Learned, reports, grafici, interviste, e così via, risulteranno sicuramente utili. Per tale ragione avere un database strutturato, completo che permetta una elaborazione dei dati efficace risulta importante anche per la fase di definizione del problema. Questo aspetto verrà trattato nel seguito di questo articolo tramite l’ausilio del software web-based XFRACAS.

In ultimo, non per importanza, viene riportato il metodo, argomento del prossimo paragrafo.

Il metodo

Avere un metodo è sempre utile in quanto fornisce una sicurezza mentale sul “fare le cose”. Sapere che una determinata cosa si può fare in un certo modo mi permette di non perdere tempo nel definire una personale procedura. Inoltre, le procedure apprese da altri in genere sono sequenze logiche di azioni che sono state testate e convalidate negli anni e quindi risultano usualmente più efficaci di una procedura ex novo.

Si vuole far notare al lettore che in questo articolo, con metodo, ci si riferisce all’insieme degli strumenti e delle procedure da seguire per il completamento della fase di definizione del problema.

In letteratura e nella pratica aziendale sono diverse le metodologie proposte per una definizione sistematica del problema, tra cui:

  • Pareto Analysis;
  • 5W & 2H answer;
  • Capability Index (Quality);
  • Quality Function Deployment;

Per una trattazione più dettagliata sui vari metodi proposti e su come questi devono essere utilizzati si rimanda alla lettura dei testi di riferimento (vedi fondo pagina).

Un’altra osservazione che si vuole fare è che, se da una parte il metodo è qualcosa di utile per l’azienda, permettendo di affrontare in modo sistematico il processo di risoluzione dei problemi, dall’altra può diventare un freno al processo di miglioramento continuo. Un’organizzazione, che sia essa piccola, media o grande, che non investe in formazione e strumenti informatici all’avanguardia, rischia di trovarsi in svantaggio rispetto ai concorrenti che hanno investito.

Uno dei metodi più immediati e largamente utilizzato è il metodo 5W & 2H, per via della sua semplicità di utilizzo. Questo metodo richiede che si rispondano alle seguenti domande:

  • What?
  • Why?
  • Where?
  • When?
  • Who?
  • How?
  • How much?

Questo metodo spesso risulta insufficiente per una buona definizione del problema, che in genere richiede un’attenzione maggiore. Nel caso del EPS method, le domande a cui bisogna rispondere sono molto più numerose è più dettagliate, ma la filosofia di base è la stessa del metodo 5W & 2H. Ad esempio, alcune delle tipiche domande da rispondere nella fase di identificazione del problema, nel metodo EPS, sono:

  • What is the concern?
  • What is the requirement that is not being met?
  • Where is the problem occurring?

Per rispondere a queste domande spesso si fa ricorso ad altri strumenti, alcuni dei quali già riportati nella lista dei metodi più utilizzati sopra riportata, come ad esempio l’analisi tramite “Pareto Chart”.

  • Chargeable Vs Number of Incident

  • Number of Incidents Vs Responsible Part

  • Action Type Vs Number of Actions

  • Number of Incidents Vs Potential Criticality

I Pareto Charts sopra riportati sono solo alcuni esempi dei grafici che possono essere ottenuti tramite il software XFRACAS. Inoltre, il software, presenta sia la possibilità di ricercare le informazioni tramite interazione con i grafici (Drill Down), sia quello di filtrare minuziosamente i dati. Nella seguente figura vengono riportate una sequenza di figure in cui si illutra il processo di filtraggio, selezione analisi dei dati in un processo FRACAS.

Informazioni di supporto

Le Lessons Learned (LeLe) sono indubbiamente la fonte di informazioni più utile per tutte le fasi del processo di risoluzione del problema. In realtà, le LeLe sono il fulcro del processo di problem solving. Si parte dalle LeLe come punto di partenza nel definire il problema e si conclude la risoluzione del problema con creare nuove LeLe.

Nel libro CQI-10 Effective Problem Solving si può leggere:

If the results of EPS are spread throughout an organization, the total number of problems encountered by OEMs and other level of the industry will decline over time.

Quindi, non è solo fondamentale avere le LeLe, ma anche condividerle. Inoltre, includendo clienti e fornitori nella rete di informazioni, i risultati, come ad esempio:

  • aumento della qualità del prodotto
  • miglioramento dell’affidabilità
  • riduzione dei costi del prodotto/processo

saranno più marcati e raggiunti in tempi più brevi.

Grazie a XFRACAS è possibile utilizzare una singola piattaforma per condividere le LeLe sia verticalmente, internamente all’azienda, che orizzontalmente, tra clienti e fornitori, scegliendo quali informazioni condividere e quali invece non diffondere.

Cosa sono le Lessons Learned

Cosa sono però di preciso le LeLe? A seconda del contesto una lezione appresa può assumere diverse forme; ad esempio, è usuale identificare le LeLe attraverso lo sviluppo di uno standard aziendale tramite l’implementazione in azienda delle:

  • azioni correttive
  • azioni di contenimento

che sono state valutate idonee nel processo di risoluzione del problema.

Tracciatura delle azioni su XFRACAS

Si ricorda, come già riportato nel primo articolo, che le nuove azioni correttive che sono state applicate devono essere monitorate nel tempo e valutare il loro impatto sul sistema.

Grazie alle funzionalità del software XFRACAS è possibile effettuare una tracciatura completa delle azioni intraprese in ogni fase del processo del problem solving.

In questo modo, oltre a semplificare la comunicazione tra i membri del team, è possibile avere una tracciatura del flusso di lavoro.

EPS e XFRACAS

Come già riportato negli articoli precedenti (P0 e P1), il software ReliaSoft XFRACAS è altamente configurabile, permettendo così di adattare il software alle particolari esigenze di ogni tipologia azienda. In questo esempio si è preso a riferimento il format EPS del CQI-10 come possibile configurazione della fase di descrizione del problema ed è stato poi implementato su XFRACAS, come mostrato nella seguente figura:

Si fa notare che la configurazione personalizzata su XFRACAS è un processo relativamente semplice e che non richiede particolari conoscenze di programmazione e né tanto meno l’intervento di specialisti del settore. In questo modo è possibile adattare XFRACAS alle specifiche esigenze aziendali del momento modificando i dati catturati da XFRACAS in totale autonomia e preferenza.

Actions/Status/Associated Files

Una delle particolarità di XFRACAS è quella di tracciare le azioni in modo completo. Potrebbe essere utile al fine di una miglior compressione del testo intendere le azioni come i compiti che devono essere svolti al fine di ottenere un risultato. La figura sottostante mostra un estratto della fase di Describe the Problem in XFRACAS in cui sono riportati:

  • Le azioni (compiti che devono essere svolti prima di passare alla fase successiva del problema)
  • status delle azioni/status della fase (Comunicazione intelligente tra i membri del team)
  • file associati (PDF, foto, …)

XFRACAS permette di tracciare le singole azioni in modo ancora più approfondito. Risulta possibile, infatti, allegare ad ogni singola azione, foto, documenti e tanto altro ancora. Per maggiori informazioni su tutte le funzionalità di XFRACAS potete chiedere una dimostrazione gratuita del software.

Associated Incidents Reports

I problemi possono essere di varia natura (di prodotto, di processo, di gestione, ecc.). In genere un problema viene istituito a seguito di un’analisi dei guasti/segnalazioni che un’azienda efficiente registra nei suoi database (processo FRACAS). Tramite una oculata e attenta analisi dei dati tramite i Pareto o Trend Charts è possibile individuare se c’è un’anomalia nel sistema (ad esempio una diminuzione del MTBF a seguito di nuove procedure, nuovo componente, nuovo personale, ecc..). e agire tempestivamente.

Una volta individuata l’anomalia è possibile raggruppare le segnalazioni/guasti associati a tale anomalia ad uno o più problemi. In questo modo si viene a creare nel tempo una rete interna a XFRACAS tra cause/effetti/soluzioni.

Nella seguente figura si mostra un estratto della fase Describe the Problem in cui viene riportato una panoramica delle segnalazioni associate a questo problema e la loro tipologia (Chargeable, Non Chargeable, Aperto, Chiuso e tutte le loro sottocategorie)

FRB

In ultimo, non per importanza, viene riportato la Failure Review Board (FRB). La FRB viene definito dallo standard MIL-HDBK-2155 come

A group consisting of representatives from appropriate contractor organizations with the level of responsibility and authority to assure that failure causes are identified and corrective actions are effected

XFRACAS permette di monitorare lo stato di avanzamento dei problemi tramite la FRB, come mostrato nella seguente figura

Soltanto dopo che tutti i revisori hanno dato il consenso è possibile proseguire nella fase successiva del problema.

Conclusione

XFRACAS è un software versatile e altamente configurabile che permette di gestire i processi di risoluzione dei problemi tramite un approccio all’avanguardia. La condivisione delle Informazioni (LeLe, report, …) e la comunicazione sincrona e asincrona permettono di gestire efficacemente tutte le azioni necessarie per arrivare al risultato voluto.

Riferimenti

CQI-10, Automotive Industry Action Group. (2006). Effective problem solving: A guideline for culture,  process, tool, & training.

Zarghami, A., & Benbow, D. W. (2017). Introduction to 8d problem solving including practical applications and examples. ASQ Quality Press.

Keller, Paul A. Six Sigma Demystified: A Self-Teaching Guide. McGraw-Hill, 2005.

MIL-HDBK-2155. Failure Reporting, Analysis and Corrective Action Taken. Washington, D.C.: Dept. of Defense, 1995.