Abstract

In questo articolo si analizza in dettaglio la terza fase del processo di risoluzione del problema “Interim Containment Actions” sia dal punto di vista teorico che pratico tramite l’implementazione di un esempio sul sistema XFRACAS.

Introduzione

La terza fase del processo 8D è conosciuta come “Interim Containment Actions”. In questa fase vengono implementate le azioni di contenimento atte a mitigare per il tempo necessario gli effetti del problema. Questa fase viene denominata “Implement and Verify Containment Actions” in XFRACAS ma si è preferito utilizzare la prima denominazione in quanto risulta più coincisa e completa.

Come di consueto in questa serie di articoli si è preso a riferimento il modello EPS del AIAG e implementato su XFRACAS a puro scopo illustrativo.

Nella prima parte di questo articolo si discuterà della parte teorica della fase “Interim Containment Actions”, analizzando quali siano gli aspetti più importanti da tenere in considerazione nella definizione delle azioni di contenimento. Inoltre, vengono riportati alcuni esempi pratici per meglio comprendere i concetti espressi nel proseguito di questo articolo.

Nella seconda ed ultima parte vengono riportate alcune schermate del sistema aziendale XFRACAS relative alla terza fase del processo 8D.

3D Interim Containment Actions

Interim Containment Action

Qual’è l’obiettivo della fase? L’obiettivo della terza fase del processo di risoluzione del problema, “Interim Containment Actions” è quella di isolare gli effetti del problema dal cliente/utente/sistema tramite la disposizione tempestiva di tutte le azioni correttive provvisorie necessarie.

Cosa sono le azioni di contenimento? Con il termine “azioni di contenimento” si indicano tutte le azioni che devo svolgere per contenere gli effetti del problema. Se si considera il campo automobilistico, alcuni esempi di azioni di contenimento sono:

individuazione delle quantità reali e potenziali del prodotto difettoso
notifica al cliente finale della presenza del problema
controllo delle automobili non ancora spedite
controllo dei componenti comprati (piuttosto che quelli prodotti internamente)
riordino dei componenti
…

Più in generale, le azioni di contenimento posso essere visti come “rimedi di fortuna (Band-Aid-Fixes)” che non hanno lo scopo di risolvere il problema ma solo di contenerlo.

Perchè le azioni di contenimento sono importanti? Le azioni di contenimento sono importanti perché sono la prima barriera di contenimento degli effetti, potenzialmente disastrosi, di un problema. Hanno quindi hanno il compito, sia di mitigare gli effetti che di fornire un lasso temporale per effettuare l’analisi del problema e della sua risoluzione tramite l’implementazione di azioni correttive permanenti.

Qual’è la differenza tra azioni di contenimento e correttive? é necessario tener ‘presente che le azioni di contenimento non sono azioni correttive. La differenza tra le due tipologie non sta solo nella loro denominazione, ma è insita nella sostanza.

Per comprendere meglio questa differenza si consideri il seguente esempio: perdita di gas in un’abitazione. In questo caso, senza perdere di generalità, prima ancora di conoscere la radice del problema e di come intervenire, bisogna cercare di contenere i danni attuando le seguenti azioni di contenimento:

informare le persone (famigliari, inquilini, condomini, ..)
chiudere le/a valvole/a del gas
chiamare i vigili del fuoco
aprire le finestre
non utilizzare flash, accendini ed altro materiale non conforme alla situazione
…

Dopo aver applicato le azioni di contenimento, eseguita l’analisi ed individuata la radice del problema, si procede con la definizione ed implementazione delle azioni correttive. In questo caso possiamo ipotizzare le seguenti possibili azioni di contenimento:

sostituzione del tubo
sostituzione della valvola
applicazione di una cravatta
…

A seconda dei costi/benefici e della possibilità effettiva di applicare una delle soluzioni sopra proposte si procederà nel rendere effettiva una di queste soluzioni che dovrà essere monitorata per un periodo congruo per la valutazione dell’effetto sul sistema.

Come si evince da questo esempio, alcune azioni sono idonee per contenere il problema (es: aprire le finestre) e non per risolverlo.

Azioni di contenimento AIAG

Nel paragrafo precedente si è preso come riferimento la perdita di gas in una abitazione e sono state elencate alcune tipologie di azioni di contenimento. Nel campo automobilistico possiamo individuare le seguenti azioni di contenimento:

Riordino dei componenti
Ispezione prima della consegna
Controllo parti acquistate piuttosto che quelle prodotte internamente
Cambiare strumenti più frequentemente
…

Nel caso dell’EPS dell’AIGA, la sezione “Contenimento” richiede che vengano individuate le quantità di materiale non conforme e la locazione nella supply chain. Nella seguente figura viene mostrato un esempio bassato sul modello originale EPS:

Costo delle azioni correttive Le azioni correttive implicano un costo aggiuntivo all’azienda che può variare significativamente a seconda dei contesti. Per tale ragione è necessario adottare tutte le misure preventive possibili in modo da evitare di attuare azioni di contenimento

Flusso di lavoro delle azioni correttive Le azioni correttive non devono per forza di cose essere implementate successivamente alla fase di identificazione del problema, ma anche prima e possono, inoltre, avere un’estensione temporale per tutta la durata del processo di risoluzione del problema. Altri compiti che possono essere eseguiti in parallelo sono:

Root Cause Analysis (qua da mettere un link quando c’è il nuovo articolo)
Definire il piano di investigazione
Ottenere una baseline di dati
Inizializzare un’attività di controllo del sistema
Sviluppare un sistema di comunicazione e di follow-up (vedi se riesci ad inserire un link all’articolo precedente)
Correggere prodotti già realizzati
Fare previsioni
Capire il problema
Condurre esperimenti

Monitoraggio Le azioni correttive implementate devono essere monitorare e controllate. Per fare questo è necessario definire un piano di controllo in cui si identifica chiaramente “chi cosa e quando” per coordinare le soluzioni provvisorie. Questo può essere eseguito tramite

Checklist
Control chart
Istogrammi
…

In particolare, è necessario verificare che le azioni correttive abbiamo isolato gli effetti del problema dal cliente/utente/sistema. Nella seguente immagine viene riportato diagramma di flusso di riferimento.

Interim Containment Actions in XFRACAS

Nel Sistema aziendale XFRACAS le azioni di contenimento intraprese possono essere riportate dettagliatamente, a seconda delle esigenze, all’interno del suo database. Tutti i dati inseriti sono reperibili per successive analisi sulle performance del sistema.

Nella seguente figura viene mostrato un esempio dei campi utilizzati per la terza fase del processo 8D su XFRACAS.

Tutti i campi sono personalizzabili. In questo modo è possibile definire la struttura di raccolta dati, che sia essa manuale o automatica.

In questo caso è stata creata una singola azione di contenimento ma se ne possono creare molteplici e gestire il loro stato di avanzamento grazie agli strumenti di XFRACAS (Dashboard e Report).

Inoltre, con l’ausilio del sistema di comunicazione interno a XFRACAS è possibile comunicare direttamente con gli altri membri del team, e non solo, in modo semplice ed efficace, tenendo traccia delle singole azioni rilevanti che hanno portato al contenimento dell’effetto. Nel caso in cui sia siano riscontrati ulteriori problemi, è possibile indagare su quali siano state le cause e le responsabilità dell’inefficacia delle azioni correttive.

Nella seguente figura viene mostrato un esempio di come un’azione di contenimento potrebbe essere tracciata.

In questo esempio semplificato non si tengono conto, per ovvi motivi, di tutte le possibili configurazioni implementabili possibili per ogni azienda. Per tale ragione si invita a contattarci per ulteriori dimostrazioni sul sistema aziendale XFRACAS.

Conclusione

XFRACAS è un software versatile e altamente configurabile che permette di gestire i processi di risoluzione dei problemi tramite un approccio all’avanguardia. La cordinazione tra i memebri del team nella fase di implementazione e verifica delle azioni corettive è esseziale. XFRACAS è pensato appositamente per migliorare la comunicazione e la cooperazione tra i team. Inoltre traccia i songoli compinti che hanno portato al sucesso o insucesso.